Leestijd: 3 minuten

Op een goed congres focussen de deelnemers en organisatie zich op overdracht van informatie. Samen met branchegenoten komen ze één of meerdere dagen bij elkaar om nieuws uit het werkveld met elkaar te delen. Meestal over een gezamenlijk politiek- of werkthema. Dat gaat buiten hun dagelijkse werk om. Iedereen stopt er veel eigen tijd en energie in. Met de nodige voorbereidingen van inlezen, soms met hotelovernachtingen en reistickets boeken. Dus mensen moeten zeer gemotiveerd erheen gaan en er nog meer geïnspireerd vandaan komen. Saaie en nietszeggende inhoud is dodelijk. Daar ligt een inhoudelijke opdracht voor de organisatie. Maar nu is er met een nieuw silent systeem wel een verbetering om maatwerk voor de deelnemers te kunnen leveren. Vernieuwend en inspirerend. Een Silent Conferentie is uitnodigender dan de eenheidsworst op de normale congressen en conferenties. Omdat met een systeem van koptelefoons tot wel vier keuzes gemaakt kan worden in de te volgen spreker of college. Allemaal in één zaal voor de saamhorigheid en het netwerken. Toch onderverdeeld en in clusters bediend met verschillende informatiekanalen. Een nieuwe technische oplossing die voor meer maatwerk en dus inspirerender en motiverender voor de deelnemers is. Een game changer op congressen en conferenties.

Meerdere invalshoeken op een thema beschikbaar

De innovatie op een Silent Conference werpt een ander licht op de informatievoorziening rondom het thema. Op dit nu zakelijk of politiek is doet er niet toe. In één gezelschap wat zich in de zaal verzamelt, kunnen tot vier verschillende onderwerpen tegelijkertijd worden geïnformeerd. Elke congresganger kan vooraf zijn specifieke onderwerp aangeven en met een koptelefoon op volgen. Eventueel gekoppeld aan een beeldscherm waarop alles met beeld wordt ondersteund. De deelnemer wordt verwend met een perfecte geluidskwaliteit. Led-koptelefoons zijn geruisloos en leveren de hoogste HIFi geluidskwaliteit. Deze methode van Silent Conference geeft een hoogwaardige beleving van de informatie die wordt overgebracht. Kennisoverdracht en uitwisseling van ervaringen is het doel van de conferentie. Een aangename beleving, inspiratie en motivatie om er volgende keer weer aan deel te nemen is een belangrijke bijvangst. Voor de organisatie en de deelnemers.

Goede voorbereiding is alles

Aan een politiek of zakelijk congres gaat veel voorbereiding vooraf. Het moet op die ene dag dan ook meteen goed gaan. De organisatie kan zich geen mislukkingen veroorloven. De gasten zijn uitgenodigd, de sprekers hebben hun woordje klaar, de locatie gehuurd en de catering is geregeld. Op dat ene moment moet het gebeuren. Ook, of misschien vooral, technisch moet het op die dag allemaal kloppen. Met Silent Conference heeft een organisatie-technisch een nieuwigheidje in handen. Dit relatief eenvoudige systeem geeft de conferentie een extra dimensie. Het draadloze en digitale systeem zorgt ervoor dat luisteraars geen gedoe hebben met hinderlijke snoeren of slechte geluidskwaliteit. Even testen vooraf is zinvol, want niets is zo irritant dan een spreker die aan het begin van zijn rede nog een geluidscheck moet doen. Dit leidt alleen maar af van waar de congresganger voor is gekomen. Namelijk kennis verwerven en overdragen over een thema waar die dag iedereen mee bezig is.

Geluid is slecht één onderdeel

Even meedenken in wat de deelnemer wil. Dat is de opdracht van een congresorganisatie. En natuurlijk begint dat met het omschrijven van een helder en eenduidig doel. Wat wil je na afloop bereikt hebben? Rond een zakelijk of een politiek thema. De inhoud van het congres wordt afgestemd met de doelgroep. En andersom. Al zo’n drie maanden vooraf moet voor de genodigden de datum bekend zijn zodat die in de agenda kan worden opgenomen. Daarna nog een persoonlijke uitnodiging versturen zodat mensen zich kunnen inschrijven en voorkeuren voor een deelonderwerp kunnen aangeven. Technisch moeten deze apart worden aangeboden. Goede verstaanbaarheid maakt of breekt de inhoud. Met een Silent Conferentie systeem is dit eenvoudig te regelen. Maatwerk voor de bezoekers doet ertoe. Goede gastsprekers en colleges doen de rest. Voor de beoordeling achteraf is het handig om tijdens de conferentie of congres mooie foto’s en filmpjes op te nemen. Het kan een beoordelende enquête ondersteunen en mensen weer motiveren voor een volgende congres deelname.

Vermijd valkuilen

Een congresganger vindt deelname belangrijk en zinvol. Gaat er waarschijnlijk goed gemotiveerd naartoe. Gericht op de inhoud die hem/haar iets gaat opleveren in het werk of de vereniging die hij/zij vertegenwoordigt. Maar het is geen dagelijkse kost. Af en toe ga je naar een congres om op een andere manier met je werk bezig te zijn. Inspirerend, maar vraagt ook offers. Vrije tijd, extra overleg en voorbereidingen vooraf en soms ook reizen. Naast de goede bevredigende inhoud moet het op een congres ook praktisch goed geregeld zijn. Een te vol programma zonder pauzes, lange rijen voor het lunchbuffet, onleesbare badges zijn ergerlijk en overschaduwen het doel van de bijeenkomst. Wanneer alles goed is geregeld, ook technisch met een feilloos werkend Silent Conferentie systeem, zal de bezoeker tevreden naar huis gaan. De kans dat hij/zij volgende keer weer meedoet, is dan optimaal.